Seans takip çizelgesi: paket alan hastanın kartı nasıl tutulur?

Seans takip çizelgesi ne işe yarar?

Paketle çalışan bir klinikte aynı sorular her gün sorulur: Bu hastanın kaç seansı kaldı? Geçen hafta gelmediği seans paketten düştü mü? Ne kadar ödedi, ne kadar borcu kaldı? Seans takip çizelgesi bu soruların cevabını tek yerde tutar. Bazı klinikler ona seans takip formu, bazıları seans takip kartı der; işi aynıdır.

Kartın ikinci işi, bir anlaşmazlık çıktığında elinizde kayıt bulunmasıdır. “Ben dokuz seansa geldim, bir seansım daha kalmıştı” diyen hastaya tarihli, saatli ve paraflı satırları gösterebiliyorsanız konuşma kısa sürer. Bu yüzden paket seans takibinin özü basittir: her randevu, olduğu gün, aynı karta ve aynı biçimde yazılır.

Seans takip formuna neler yazılmalı?

Kartın üst kısmı paketi, alt kısmı tek tek randevuları ve ödemeleri anlatır. Şu bilgiler eksik olmamalı:

• Hasta: ad soyad ve telefon. Aynı adı taşıyan iki hastanın kartını telefon ayırır.
• Fizyoterapist: hastayı takip eden kişi.
• Paket: kaç seanslık olduğu, başlangıç tarihi ve toplam ücreti. Ücret burada bir kez yazılır; ödemeler ayrı tabloya gider.
• Gelmeme ve iptal kuralı: kliniğinizin gelinmeyen ve iptal edilen randevuyu paketten düşüp düşmediği, tek cümleyle.
• Her randevu için bir satır: tarih, saat ve sonuç (geldi, gelmedi ya da iptal). Gelinmeyen ve iptal edilen randevuya da satır açın; o gün yazılmayan randevu sonradan hatırlanmaz.
• Kalan seans: her satırda yeniden yazılan sayı. Kartın en önemli sütunu budur.
• Ağrı ve not: 0–10 arası ağrı ve tek satırlık bir not, örneğin o gün ne uygulandığı. Kartı ön büroda sekreter de göreceği için ayrıntılı muayene notlarını buraya değil hastanın dosyasına yazın.
• Paraf: satırı kimin yazdığı. Aynı kartı iki kişi işliyorsa bir yanlışın nereden geldiğini paraf gösterir.
• Ödemeler: tarih, tutar, ödeme şekli ve ödemeden sonra kalan borç.

Ücretsiz A4 seans takip çizelgesi şablonu

Bu bilgileri tek sayfada toplayan bir şablon hazırladık; yazdırıp her hasta için bir tane kullanabilirsiniz: Ücretsiz A4 şablonu indirin. Şablonda dört bölüm var:

• Üst bilgi: Klinik, Hasta adı soyadı, Telefon, Fizyoterapist, Paket (… seans), Paket başlangıcı, Paket ücreti ve kliniğinizin kuralını elle yazacağınız “Gelmeme / iptal kuralı” satırı.
• Seans tablosu (20 satır): Seans no, Tarih, Saat, Geldi / Gelmedi / İptal, Kalan seans, Ağrı (0–10), Not ve Paraf. “Seans no” sütunu bilerek boş bırakıldı: numarayı yalnız gelinen seanslara sırayla verirsiniz.
• Ödeme tablosu (8 satır): Tarih, Tutar, Ödeme şekli (nakit / kart / havale) ve Kalan borç.
• Alt not: kartın sağlık bilgisi taşıdığını ve kilitli bir dolapta saklanması gerektiğini hatırlatır.

Gelinmeyen ve iptal edilen randevular da birer satır kapladığı için seans satırları paket bitmeden dolabilir. Öyle olursa ikinci bir sayfa yazdırın, seans numarasına ve kalan seansa kaldığınız yerden devam edin ve sayfayı ilk kartın arkasına iliştirin. Hasta paketini yenilediğinde ise yeni bir kart açın. İki paketi aynı tabloda sürdürmek, kalan seansın hangi pakete ait olduğunu belirsizleştirir.

Çizelge her gün nasıl doldurulur?

1. Paketin açıldığı gün üst bilgiyi doldurun: paketin kaç seans olduğunu, başlangıç tarihini ve ücretini yazın. Kliniğinizin kuralını da şablondaki “Gelmeme / iptal kuralı” satırına tek cümleyle yazın. İlk ödeme alındıysa ödeme tablosuna geçirin ve kalan borcu hesaplayın.
2. Hasta geldiğinde seans biter bitmez satırı doldurun: seans numarası (bir önceki gelinen seansın bir fazlası), tarih, saat, “Geldi”, bir önceki satırdan bir eksik kalan seans, ağrı ve kısa not. Sonra parafınızı atın.
3. Hasta gelmediğinde ya da iptal ettiğinde de satır açın: tarihi, saati ve durumu yazın, seans numarası hücresine çizgi çekin. Kalan seansı kartta yazılı kurala göre ya bir azaltın ya da aynen yazın; nedenini notta belirtin.
4. Ödeme alındığında yalnız ödeme tablosuna yazın: tarih, tutar, ödeme şekli ve yeni kalan borç. Seans tablosuna “ödedi” notu düşmeyin.
5. Gün sonunda randevu listesini kartlarla karşılaştırın. Listede adı olan her hastanın kartında o günün satırı olmalı; eksik satır en kolay aynı gün tamamlanır.
6. Paket bitmeye yaklaştığında, örneğin iki seans kaldığında, hastayla tedaviye devam edip etmeyeceğini konuşun. Bunun için hazır bir metin randevu hatırlatma mesajı örneklerinde var.

Aşağıda 10 seanslık bir paketin ilk satırları var. Bu örnekte klinik, en geç bir gün önce haber verilen iptali paketten düşmüyor; daha geç haber verilen iptali ve haber verilmeden gelinmeyen randevuyu düşüyor. Paraflardan AK fizyoterapistin, SB sekreterin.

Gelmeyen ya da iptal edilen seans paketten düşer mi?

Bunun herkes için geçerli tek bir cevabı yok; önemli olan, cevabın paket satılırken verilmesidir. Bazı klinikler gelinmeyen her randevuyu paketten düşer, bazıları hiç düşmez; bazıları da belli bir süre önce haber verilen iptali korur, daha geç yapılan iptali ve haber verilmeden gelinmeyen randevuyu düşer. Hangisini seçerseniz seçin üç şey gerekir: hasta kuralı paketin ilk günü duymuş olmalı, kural kartta yazılı olmalı (şablondaki “Gelmeme / iptal kuralı” satırı bunun içindir) ve klinikte herkes aynı kuralı uygulamalı.

Kuralı yazılı olarak da iletebilirsiniz. Paketin ilk günü gönderebileceğiniz kısa bir mesaj örneği:

Mesajdaki kural yalnız bir örnektir; kendi kuralınızı yazın ve mesaja tanı ya da başka bir sağlık bilgisi eklemeyin. Paket koşullarını yazılı bir sözleşmeye bağlayacaksanız metni hukuk danışmanınıza gösterin. Gelmeyen hastayla nasıl konuşulacağını randevuya gelmeyen hasta yazımızda anlattık.

Seans takibinde en sık yapılan hatalar

• Sayım hatası. Kalan seansı akılda tutmak ya da birkaç seansı sonradan toplu yazmak. Kalanı her satırda yeniden yazın ve kontrol toplamıyla sınayın; böylece yanlışı birikmeden yakalarsınız.
• Gelmeme kuralının baştan konuşulmaması. Kural hasta gelmediği gün konuşulursa her seferinde pazarlığa döner ve iki hasta için iki ayrı karar çıkar.
• Ödeme ile seansın karışması. Seans satırına yazılan “3 seanslık ödedi” gibi notlar parayı seansa çevirir; indirim yapıldığında ya da hasta parça parça ödediğinde hesap bozulur. Seans tablosu yalnız randevuları, ödeme tablosu yalnız parayı tutar; kalan borç, paket ücretinden ödemeler düşülerek bulunur.
• Kâğıdın kaybolması. Masada unutulan kart kaybolabilir, ıslanabilir ya da başka bir hastanın dosyasına girebilir. Sağlık bilgisi taşıdığı için başkalarının görebileceği yerde de durmamalı. Kartları kilitlenebilen bir dolapta, hasta adına göre sıralı bir dosyada tutun; seans biter bitmez yerine dönsün.
• İki kişinin aynı kartı farklı işlemesi. Bir gün sekreter iptal edilen randevuyu paketten düşer, başka bir gün fizyoterapist düşmez; biri kalanı önceki satırdan, öteki akıldan yazar. Kimin neyi yazacağını baştan belirleyin (örneğin gelinen seansın satırını fizyoterapist; iptal, gelmeme ve ödeme satırlarını sekreter yazsın) ve her satıra paraf atılsın.

Kâğıt çizelge nerede yetmez, programa ne zaman geçilir?

Kâğıt kart tek bir hasta için iyi çalışır: o hastanın kartı elinizdeyken her şeyi görürsünüz. Az hastası olan ve kartları tek kişinin işlediği bir klinikte kâğıt uzun süre yetebilir. Zorlandığı yer, kliniğin bütününe dair sorulardır: “Bu hafta kimin paketi bitiyor?”, “Paketi süren ama iki haftadır randevusu olmayan kim?”, “Toplam ne kadar alacağımız var?” Bunların cevabı için bütün kartları tek tek açmanız gerekir.

İkinci sınır, kartın aynı anda tek bir yerde durmasıdır. Kart seans odasındayken sekreter, telefonda soran hastaya kalan seansını söyleyemez. Randevular defterde, seanslar kartta tutulduğunda iki kayıt zamanla birbirinden ayrışabilir: defterde gelmiş görünen hastanın kartında o günün satırı boş kalır.

Programa geçme zamanını bir hasta sayısından çok günlük işler söyler: kalan seansı ya da borcu söylemek için kart aramaya başladıysanız, gün sonu kontrolü uzadıysa ya da aynı kartı birden fazla kişi işliyorsa kâğıt artık işinizi yavaşlatıyordur. Bir program seçerken şunları sorun:

• Randevuya “geldi” dendiğinde seans paketten kendiliğinden düşüyor mu?
• Gelmeyen randevunun paketten düşüp düşmeyeceğini kendi kuralınıza göre seçebiliyor musunuz?
• Paket ücreti, ödemeler ve kalan borç seanslardan ayrı tutuluyor mu?
• Hangi kaydı kimin, ne zaman girdiği görülebiliyor mu?
• Tedavisi süren hastaları kalan seanslarıyla aktarabiliyor musunuz?

Geçiş günü kâğıt kartlar işinize yarar: kalan seansı ve ödenen tutarı programa onlardan girersiniz. Örneğin FizyoKlinik’te Hastalar ekranındaki “Mevcut hasta ekle” düğmesine basar, açılan formda “Tedavisi sürüyor” seçeneğini işaretler; toplam ve kalan seansı, anlaşılan tutarı ve bugüne kadar ödeneni yazarsınız. Sonraki gelişler bu paketten düşer; ayrıntılar mevcut hasta aktarımı sayfasında. Eski kartları da hemen atmayın; ne kadar saklamanız gerektiğinden emin değilseniz hukuk danışmanınıza sorun.