Randevu hatırlatma mesajı örnekleri: WhatsApp için hazır metinler
İyi bir randevu hatırlatma mesajı kısadır: kliniğin ve hastanın adını, randevunun gününü, tarihini ve saatini yazar; hastadan da tek bir şey ister. Aşağıda randevunun verildiği andan bayram kapanışına, gelmeyen hastadan eski hastaya kadar dokuz durum için WhatsApp’tan kopyalayıp gönderebileceğiniz hazır metinleri, hangisinin ne zaman gönderileceğini ve mesaja neyin yazılmaması gerektiğini bulacaksınız. Bu dokuz mesajdan üçü hatırlatma değildir; onları neden ayrı tutmanız gerektiğini de anlattık.
İyi bir randevu hatırlatma mesajında neler olur?
Randevu hatırlatma mesajının işi, hastanın randevusunu unutmamasına ve gelemeyecekse önceden haber vermesine yardım etmektir. Bunun için uzun bir metin gerekmez; mesaj telefon ekranında kaydırmadan okunabilmeli. WhatsApp’tan gönderdiğiniz her hatırlatmada şu beş şey bulunsun:
- Kimden geldiği: kliniğinizin adı. Hasta numaranızı telefon rehberine kaydetmemiş olabilir.
- Kime yazıldığı: hastanın adı, kliniğinizde nasıl hitap ediliyorsa öyle; “Ayşe Hanım”, “Mehmet Bey” gibi.
- Ne zaman: gün, tarih ve saat. “Yarın” yazsanız da tarihi ekleyin; mesaj ertesi gün okunursa “yarın” yanlış güne işaret eder.
- Kiminle: birden fazla fizyoterapistiniz varsa hastanın hangi fizyoterapiste geleceği.
- Tek bir eylem: hastanın ne yapması gerektiği; örneğin “Gelebilecekseniz ‘Evet’ yazmanız yeterli.”
Randevu hatırlatması için 6 hazır mesaj
Mesajlardaki köşeli ayraçlı alanları kendi bilgilerinizle doldurun: tarih alanına “3 Kasım Salı”, saat alanına “14:30”, fizyoterapist alanına “Fzt. Elif Kaya” gibi. Doldurduktan sonra mesajı bir kez okuyun: tarih ve saat doğru mu, kliniğinizin adı cümleye düzgün oturuyor mu bakın.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak randevunuzu oluşturduk: [Tarih], saat [Saat], [Fizyoterapist] ile. Değiştirmeniz gerekirse bu mesaja yazabilirsiniz. Sağlıklı günler dileriz.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak yarınki ilk randevunuzu hatırlatmak isteriz: [Tarih], saat [Saat], [Fizyoterapist] ile. Rahat bir kıyafet giymenizi öneririz; varsa doktor raporunuzu ve tetkik sonuçlarınızı yanınıza alabilirsiniz. Gelebilecekseniz “Evet” yazmanız yeterli.
İlk kez gelecek hastaya, hatırlatmanın ardından kliniğinizin konumunu da ayrı bir mesajla gönderin; hasta yola çıkarken konuma dokunup haritada açar.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak yarınki randevunuzu hatırlatmak isteriz: [Tarih], saat [Saat], [Fizyoterapist] ile. Gelemeyecekseniz bu mesaja yazın, size yeni bir saat ayarlayalım.
Günaydın [Hasta adı], [Klinik adı] olarak bugün saat [Saat] randevunuzda [Fizyoterapist] ile sizi bekliyoruz. Gelemeyecekseniz bu mesaja yazmanız yeterli.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak yazıyoruz. Programımızdaki bir değişiklik nedeniyle [Tarih] saat [Eski saat] olan randevunuzu saat [Yeni saat] olarak değiştirmemiz gerekiyor, kusura bakmayın. Bu saat size uyuyor mu? “Evet” ya da “Hayır” yazmanız yeterli; “Hayır” derseniz size başka bir saat öneririz.
Saat değişikliğinde eski ve yeni saati birlikte yazın. Aynı hafta birden fazla randevusu olan hasta, neyin değiştiğini ancak böyle anlar.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak bilgi vermek isteriz: bayram nedeniyle [İlk gün] ile [Son gün] arasında kapalı olacağız. Bu nedenle [Tarih] saat [Saat] randevunuzu ertelememiz gerekiyor. Size uygun yeni bir gün ve saati bu mesaja yazar mısınız? İyi bayramlar dileriz.
Bayram dışında bir kapanışta, örneğin yıllık izin ya da tadilat için kapalıysanız “bayram nedeniyle” yerine kapanışın sebebini yazın ve son cümleyi “Sağlıklı günler dileriz.” olarak değiştirin.
Hatırlatma olmayan ama sık gereken 3 mesaj
Aşağıdaki üç mesaj bir randevuyu hatırlatmaz: kaçan bir randevunun, sonuna yaklaşan bir paketin ya da uzun bir aranın ardından yazılır. Bu yüzden onları hatırlatmalardan ayrı tutun. Özellikle sonuncusu bir geri davettir; göndermeden önce aşağıdaki “Hatırlatma ile tanıtım mesajı aynı şey değil” bölümünü okuyun.
Gelmeyen hastayla nasıl konuşulacağını randevuya gelmeyen hasta yazısında ayrıca ele aldık. Aşağıdaki mesaj, aradığınızda ulaşamadığınız ya da yazışmayı tercih eden hasta içindir; hastayı suçlamadan kapıyı açık bırakır.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak yazıyoruz. Bugünkü saat [Saat] randevunuzda sizi göremedik, umarız her şey yolundadır. Size uygun bir gün ve saati yazarsanız yeni randevunuzu hemen ayarlayalım.
Kalan seansı kâğıt kartta tutuyorsanız, hastanın paketinin bitmek üzere olduğunu seansa geldiğinde kartındaki “Kalan seans” sütunundan görürsünüz; kartın düzenini seans takip çizelgesi yazısında anlattık. FizyoKlinik’te ise pakette iki ya da daha az seans kaldığında hasta kartında, seans kaydetme yetkisi olan kullanıcılara “yenileme zamanı yaklaşıyor” uyarısı görünür.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak yazıyoruz. Paketinizdeki seansların sonuna yaklaştık. Sonrasını bir sonraki randevunuzda [Fizyoterapist] ile birlikte konuşabilirsiniz. Öncesinde sormak istediğiniz bir şey olursa bu mesaja yazabilirsiniz.
Bu mesaja yeni paket teklifi, indirim ya da fiyat eklemeyin. Eklediğinizde mesaj bilgilendirme olmaktan çıkar, tanıtıma döner.
Merhaba [Hasta adı], [Klinik adı] olarak yazıyoruz. Son görüşmemizin üzerinden epey zaman geçti; nasıl olduğunuzu merak ettik. Kontrol için gelmek isterseniz bize yazın, size uygun bir gün ayarlayalım. Sağlıklı günler dileriz.
Hangi mesaj ne zaman gönderilmeli?
Mesajı mesai saatinde gönderin; gece geç saatte ya da sabah çok erken gelen mesaj rahatsız eder. Hangi mesajın ne zaman ve kime gideceğini aşağıdaki tablo özetliyor.
| Mesaj | Ne zaman | Kime |
|---|---|---|
| Randevu teyidi | Randevuyu verdiğiniz gün | Telefonla ya da yüz yüze randevu alan hastaya |
| İlk randevu hatırlatması | Bir gün önce | İlk kez gelecek hastaya |
| Bir gün önce hatırlatma | Bir gün önce, öğleden sonra | Düzenli seansa gelen hastaya |
| Aynı gün sabah | Randevu günü sabah | Bir gün önce hatırlatamadığınız ya da onay isteyip cevap alamadığınız, öğleden sonra randevusu olan hastaya |
| Saat değişikliği | Değişiklik kesinleşir kesinleşmez | Randevusu değişen hastaya |
| Bayram ya da tatil kapanışı | Kapanış kesinleşir kesinleşmez | O günlerde randevusu olan hastaya |
| Gelmeyen hastaya dönüş | Aynı gün, randevu saati geçince | Haber vermeden gelmeyen, telefonla ulaşamadığınız ya da yazışmayı tercih eden hastaya |
| Paket bitmek üzere | Son iki seans kala | Paketinin sonuna yaklaşan hastaya |
| Eski hastaya dönüş | İzin konusunu netleştirdikten sonra, tedavi bitişinden birkaç ay geçince | Uzun süredir gelmeyen hastaya |
Çoğu hasta için tek hatırlatma yeterlidir: bir gün önce gönderin. Aynı gün sabah mesajını yalnız iki durumda kullanın: bir gün önce yazamadığınız ya da bir gün önce “Evet” yazmasını isteyip cevap alamadığınız öğleden sonra randevularında. Hatırlatmanız “Gelemeyecekseniz yazın” diye bittiyse cevap gelmemesi zaten beklenen durumdur; ikinci mesaja gerek yoktur. Sabah erken randevularda aynı gün mesajı geç kalır; hasta yola çıkmış olabilir. Her hafta aynı gün ve saatte gelen hastaya her seferinde hatırlatma isteyip istemediğini sorun: kimi her hafta ister, kimi gereksiz bulur. Saat aynı gün içinde değişiyorsa önce telefonla arayın, yazılı mesajı ardından teyit için gönderin.
Hangi tonla yazmalı?
- Siz diye hitap edin: kliniğinizde konuştuğunuz gibi, resmî ama soğuk olmayan bir dille.
- Kısa tutun: üç dört cümle yeterlidir. Uzun mesajda gün ve saat gözden kaçabilir.
- Suçlamayın: “Gelmediniz” yerine “Sizi göremedik”, “Haber vermediniz” yerine “Umarız her şey yolundadır” yazın.
- Sakin kalın: tamamı büyük harfle yazılmış kelime, art arda ünlem ve emoji yığını kullanmayın. Mesajın sonundaki tek bir emoji sıcaklık katabilir; düz metin de her zaman yeterlidir.
- Tek konuda kalın: hatırlatmaya ödeme, kampanya ya da yeni hizmet eklemeyin.
Mesaja tanı, sağlık bilgisi ve borç tutarı yazmayın
Hatırlatma mesajını yalnız hasta okumaz. Mesajın başı, telefonun ayarına göre kilit ekranında bildirim olarak görünebilir; aile içinde ortak kullanılan bir telefona gidebilir; yaşlı hastanın randevularını takip eden çocuğu ya da eşi okuyabilir. Numara yanlış kaydedildiyse mesaj tanımadığınız birine ulaşır. Bu yüzden mesaja tanı, ağrının yeri, ameliyat, kullanılan ilaç, rapor içeriği ve borç tutarı yazmayın.
| Yazmayın | Bunun yerine |
|---|---|
| “Bel fıtığı seansınız yarın saat 14:00’te.” | “Yarınki randevunuz saat 14:00’te.” |
| “Diz ameliyatı sonrası kontrolünüz…” | “Kontrol randevunuz…” |
| “Omuz ağrınız geçti mi?” | “Nasıl olduğunuzu merak ettik.” |
| “Paketinizin kalan ücreti…” | Ödemeyi mesajda değil, klinikte konuşun. |
Hasta cevabında ağrısını ya da şikâyetini anlatırsa mesajları yanıtlayan kişi yorum yapmaz; yazılanı fizyoterapiste iletir ya da fizyoterapist hastayı telefonla arar.
Hatırlatma ile tanıtım mesajı aynı şey değil
Randevu hatırlatması, hastanın zaten aldığı bir randevuyla ilgilidir; hasta bu bilgiyi bekler. Kampanya, indirim, yeni hizmet duyurusu ya da “bu ay paketlerde fırsat” gibi mesajlar ise tanıtımdır. İkisini aynı mesajda birleştirmeyin: hatırlatmanın sonuna eklenen bir kampanya cümlesi mesajın amacını bulanıklaştırır ve mesajın niteliğini değiştirebilir.
Arada kalan mesajlar da vardır. Tedavisi bitmiş ya da uzun süredir gelmeyen hastaya yazdığınız geri davet, içinde indirim olmasa da hastayı yeniden gelmeye çağırır. Bu yüzden randevu hatırlatması gibi değerlendirilmeyebilir ve ticari ileti sayılabilir. Bu tür mesajlar için izin gerekip gerekmediğini göndermeden önce hukuk danışmanınıza sorun.
Güvenli yol şudur: tanıtım niteliği taşıyabilecek bir mesaj göndermeden önce hastanın bu tür mesajları almayı kabul ettiğinden emin olun. İznin nasıl alınacağını ve nereye kaydedileceğini, örneğin İleti Yönetim Sistemi’ne kayıt gerekip gerekmediğini de hukuk danışmanınıza sorun. Randevu için telefon numarası veren hastanın kampanya mesajlarını da kabul ettiğini varsaymayın. “Bana mesaj atmayın” diyen hastaya bir daha yazmayın ve bunu kaydına not edin.
Mesajları her seferinde baştan yazmanız gerekmez
Bu metinleri bir yerde toplayın: WhatsApp Business kullanıyorsanız hızlı yanıt olarak kaydedip yazarken çağırabilir, kullanmıyorsanız telefonunuzun not uygulamasında saklayabilirsiniz. Göndereceğiniz zaman yalnız köşeli ayraçlı alanları doldurursunuz. Ekipte birden fazla kişi mesaj gönderiyorsa herkes aynı metinleri kullansın; hasta kiminle yazışırsa yazışsın aynı dili görür.
FizyoKlinik kullanıyorsanız hatırlatmayı baştan yazmanız da gerekmez. Takvim ekranında henüz sonuçlanmamış bir randevuya dokunup “WhatsApp’tan hatırlat” düğmesine bastığınızda WhatsApp açılır ve hastanın adı, kliniğinizin adı, randevunun tarihi ve saati yazılı bir mesaj hazır gelir. Panel’deki “Bugünün randevuları” ve “Yarın — hatırlatılacaklar” kartlarında her satırdaki “Hatırlat” düğmesi aynı mesajı açar. Düğme, kayıtlı numarası cep telefonu biçiminde olan hastalarda görünür.
Bu hazır mesaj sabit bir metindir: hastaya adı ve soyadıyla hitap eder, tarihi gün adı olmadan yazar, fizyoterapistin adını ve hastadan beklediğiniz cevabı içermez. Bu yazıdaki listeye göre eksik gördüğünüz bir şeyi WhatsApp’ta göndermeden önce ekleyin; örneğin “Ayşe Hanım” hitabını, haftanın gününü, fizyoterapistin adını ya da “Gelemeyecekseniz bu mesaja yazın” cümlesini. Gönder tuşuna siz basarsınız ve mesaj, düğmeye bastığınız cihazdaki WhatsApp hesabından gider. Kliniğin numarasından gitmesi için düğmeye kliniğin WhatsApp’ının açık olduğu cihazda basın. Ayarlar’daki “WhatsApp taslak şablonu” bu mesajı değil, Aranacaklar listesindeki ve hasta kartındaki WhatsApp taslaklarını belirler.
SMS gönderilmez. Hasta uygulamasını kullanan hastaya randevu oluşturulduğunda, saati değiştirildiğinde ya da iptal edildiğinde uygulamasında bildirim düşer; randevudan önce de bir hatırlatma gider. Bu sürenin varsayılanı 24 saattir; Ayarlar’daki “Randevu hatırlatması” alanından değiştirilir ve değişiklik bundan sonra oluşturulan randevulara uygulanır. Hasta bildirime izin verdiyse bunlar telefonuna da gelir. Uygulamayı kullanan hastaya ayrıca WhatsApp’tan teyit gönderip göndermemek sizin kararınızdır.
Sık sorulanlar
Hatırlatmayı kendi cep telefonumdan mı göndermeliyim, kliniğin numarasından mı?
Kliniğin tek bir numarasından gönderin. Hasta cevabını nereye yazacağını bilir, çalışan değiştiğinde yazışmalar kaybolmaz ve kimsenin kişisel numarası hastalara dağılmaz.
Hasta hatırlatmaya cevap vermezse ne yapmalıyım?
Cevap gelmemesi tek başına bir şey söylemez; mesaj görülmemiş olabilir. İlk randevu gibi boş kalmasını istemediğiniz saatlerde, önceden yapılacak kısa bir telefon araması en net cevabı verir.
Hasta mesajların bir yakınına gitmesini isterse ne yapmalıyım?
Hangi numaraya yazılacağını ilk kayıtta hastaya sorun ve kaydına not edin. Yakının numarasına giden mesajda da yalnız klinik adı, gün ve saat olsun; tanı ve sağlık bilgisi yine yazılmaz.
Bayram duyurusunu bir WhatsApp grubu kurup gönderebilir miyim?
Önermeyiz: grupta herkes birbirinin adını ve numarasını görür. Duyuruyu o günlerde randevusu olan hastalara tek tek gönderin.
FizyoKlinik randevu hatırlatmasını kendisi gönderiyor mu?
WhatsApp mesajını FizyoKlinik göndermez; hastanın adı, tarih ve saatiyle doldurulmuş mesajı açar, gönderen sizsiniz. SMS de gönderilmez. Hasta uygulamasını kullanan hastaya ise randevudan önce (varsayılan 24 saat) uygulamada kendiliğinden bir hatırlatma düşer; bildirime izin verdiyse telefonuna da gelir.
